Devido ao seu largo alcance, lucratividade e praticidade, os eventos híbridos têm se tornado uma tendência nos últimos tempos.
Por isso, hoje preparamos algumas dicas que irão auxiliá-lo na hora de organizar o seu.
Mas, caso você ainda tenha alguma dúvida do que se trata, quais as possibilidades e as vantagens, não se preocupe, pois já publicamos um post explicando tudo que você precisa saber sobre esse assunto, confira: “O que são eventos híbridos?“
Então, depois de conhecer a abrangência dos eventos híbridos e todas as suas vantagens, é hora de aprender a organizar o seu.
Para ajudar você nisso, separamos algumas dicas que serão de grande valia.
Vamos lá?
1) Definição do público-alvo
Antes de planejar a logística, os conteúdos e a estrutura de qualquer evento é preciso pensar, primeiramente, no público que estará presente, afinal toda a comunicação é voltada para ele.
Então, compreenda a fundo as suas necessidades, suas preferências, seus hábitos e seus padrões de comportamento. Assim, você terá uma noção clara de como unir a experiência presencial e virtual de forma que atenda, da melhor forma, os seus participantes.
Para entender melhor a importância dessa etapa e como defini-la com precisão, temos um conteúdo explicativo: Como definir o público-alvo do seu evento. Acesse!
2) Objetivos
Quais fatores determinam o sucesso de um evento? Seriam os ingressos esgotados? Um faturamento alto? A satisfação dos participantes?
A resposta certa é: Um evento de sucesso é aquele que alcançou os seus objetivos.
Logo, para medir o sucesso do seu evento, é preciso ter os objetivos bem definidos.
Para isso, você deve se fazer algumas perguntas e, para orientar você, queremos apresentá-lo a metodologia dos 5W:
As primeiras perguntas a se fazer na hora de definir os objetivos de um evento são:
Why: POR QUE ele será realizado? Quais as necessidades dos meus clientes? Quais as demandas do mercado?
Tendo claro esse ponto, podemos partir para o próximo, que é tão importante quanto.
What: O QUE eu irei entregar nesse evento? Qual será o formato? Quais os meus recursos?
Who: QUEM irá ministrar as palestras? E o suporte? E a organização? É nessa etapa que você irá pensar em toda a equipe necessária para tirar os planos do papel.
When: QUANDO o evento irá acontecer?
Where: ONDE o evento irá acontecer?
Essa é uma pergunta muito importante a se fazer durante o planejamento de um evento híbrido, uma vez que, nesse formato, precisamos pensar além do espaço físico, mas também nas plataformas que serão utilizadas para a transmissão online.
3) Planejamento
Tendo seu público-alvo e os objetivos bem definidos, é hora de colocar a mão na massa e começar a estruturar cada uma das etapas.
Para que tudo saia como esperado, é necessário ter uma equipe completa e bem integrada que compreenda que, para o sucesso de um evento híbrido, é preciso haver uma boa experiência compartilhada, ou seja, todos os participantes do seu evento precisam sentir que o conteúdo está sendo direcionado para ele, independente se ele está no espaço físico ou no espaço virtual.
Toda essa integração só será possível com um bom planejamento e uma equipe bem alinhada com os propósitos do evento.
Isso poderá demandar uma equipe maior, com um diretor responsável para as entregas presenciais e um para as virtuais, mas, ainda assim, as vantagens que essa modalidade traz são muito maiores em relação às outras, o que torna essa opção mais vantajosa.
4) Escolha das plataformas
Depois de passar por cada um dos pontos desse post, já deu pra compreender como a tecnologia pode ser uma grande aliada no sucesso do seu evento, certo?
Por isso, esse deve ser um ponto de grande atenção no seu planejamento. Definir as estratégias, as plataformas e como serão feitas as entregas do conteúdo virtual, fará toda a diferença. Pensando nisso, trouxemos aqui alguns pontos a serem levados em consideração nesse momento:
- É essencial que o seu evento possua um site próprio, para que os participantes e interessados possam acessar as informações e acompanhar os outros canais de comunicação.
- Por falar em canais de comunicação, esse ponto deve ser definido durante o planejamento. É preciso selecionar as plataformas onde os conteúdos de aquecimento e pós-evento serão entregues para que as estratégias de comunicação sejam bem desenhadas
- Por último, mas não menos importante, a plataforma. Essa é uma escolha decisiva para garantir o sucesso do evento e, por isso, uma análise criteriosa se faz necessária nessa etapa.
Na hora de escolher a plataforma para o seu evento, priorize aquela que possua uma boa estabilidade, opções de interatividade para todos e um suporte de qualidade.
As plataformas Ciente Live e Ciente Studio, da Softaliza, proporcionam a você todas essas vantagens e muitas outras. Para saber mais, fale conosco e agende uma demonstração, clicando AQUI.
Seguindo essas dicas, tenho certeza de que seu evento híbrido será um sucesso!
E aí, gostou do conteúdo?
Esperamos que esse conteúdo tenha ajudado você e sua equipe a compreender melhor a estrutura dos eventos híbridos, suas possibilidades e como organizar um.
Nós, da Softaliza, estamos comprometidos com o sucesso do seu evento e, para isso, nos colocamos à sua disposição. Caso tenha ficado alguma dúvida, entre em contato conosco, será um prazer ajudá-lo!
Agora, boa sorte e mãos à obra!
