Com a necessidade cada vez maior de se realizar eventos e conferências em modalidade virtual, existe um risco de ter uma abordagem muito casual sobre a experiência daqueles que assistem o evento. Isso pode, é claro, afetar o valor e a reputação da organização. Para priorizar o engajamento do público de participantes dos eventos online e garantir a eles uma experiência memorável, é crítico planejar com cuidado todos os aspectos dessa experiência.
O uso das ferramentas disponíveis ao universo virtual é uma vantagem dessa modalidade de eventos. Alternativas como chats próprios da plataforma, quizzes, sorteios, canais de telegrama etc. têm envolvido os participantes de modo muito efetivo na realização de conferências online.
Tudo que você precisa saber sobre eventos online
Dicas para ampliar o engajamento
Para auxiliar na organização de sua conferência ou evento, reunimos algumas dicas que vão um pouco além em termos de engajamento do público virtual.
- Planeje cada dia do seu evento lembrando que os participantes estarão em suas casas, provavelmente, cercados de distrações.
- Comunicação nunca é demais em eventos virtuais. Deixe muito claro o quando e como acessar o seu evento. Essa presteza em comunicação gera gratidão por meio dos participantes interessados.
- Os participantes vão estar, provavelmente, compartilhando atenção entre o seu evento e atividades dos seus trabalhos ou de sua vida pessoal. Encoraje para que eles se desconectem um pouco de seus e-mails ou das trocas de mensagens pessoais, do mesmo modo como fariam durante uma palestra presencial.
- Lembre-se de utilizar com frequência a função de chat da plataforma do evento. Permita que os participantes interajam com os palestrantes por meio dos chats. Poste no chat os pontos altos da fala da palestrante de modo que aquelas pessoas que estavam distraídas possam ser resgatadas.
- Encoraje os participantes a compartilharem algo sobre si mesmos no começo de cada painel. Assim, mesmo que eles não estejam com a câmera ligada, você consegue entender quem está na sua audiência.
- Organize momentos do evento que simulem os coffee breaks de confraternização de um evento presencial. Pode-se criar um happy hour em sessão de vídeo. Auxilie para que os participantes possam ter contato individual entre eles como fariam em caso de um evento presencial.
- Disponibilize um canal de ouvidoria em que os participantes podem enviar sugestões de melhoria para o evento enquanto ele está acontecendo. Pode ser um e-mail de contato em que as pessoas enviam mensagens que devem ser respondidas com presteza.
- Envie materiais relacionados às palestras do modo mais rápido possível. Permita o acesso posterior a vídeos e apresentações sempre que eles forem realizados. É importante deixar um membro de sua equipe responsável por essa função para que todos os materiais prometidos sejam enviados.
- Antes do início do seu evento, promova a integração dos participantes à temática por meio de suas mídias sociais e de seus grupos de comunicação, tais como Telegram e Whatsapp. Como hoje há muitos eventos ocorrendo de modo virtual em períodos semelhantes, é necessário um maior número de lembretes para que o participante não esqueça de que seu evento está chegando.
- Aproveite os benefícios da virtualidade em todos os seus recursos. Possibilite que seu público desfrute de vídeos, apresentações animadas e materiais digitais extras. Durante as palestras, procure responder a todas as dúvidas encaminhadas pelos participantes.
Em síntese, alguns pontos chave para engajamento
É possível notar, portanto, que o sucesso no engajamento do público em um evento online está baseado sobre alguns pilares. O primeiro é qualidade de conteúdo; depois, a capacidade de captar a atenção do público que está acompanhando o evento virtualmente a partir de um ambiente distinto daquele da conferência em si. É necessário ainda proporcionar experiências de relacionamento e troca de conhecimentos entre os participantes (chamado de e-networking).
Lembre-se de disponibilizar material do evento (pastas, impressos, etc.) por meio de envio postal feito precedentemente ou por meio de envio digital em uma apresentação chamativa. É preciso ainda compor uma equipe de produção do evento que seja interdisciplinar com diferentes talentos combinados para auxiliar os participantes em todas as suas necessidades. Por fim, reforçar a comunicação de modo que as pessoas que participam do evento sintam-se interagindo em tempo real com sua equipe.
Essas funcionalidades estão disponíveis na plataforma Ciente Live da Softaliza. Consulte-nos e descubra como engajar o público com envolvimento completo ao seu evento.
