Fim de ano é momento de organização. Por isso, é uma oportunidade para o planejamento anual de eventos. Afinal, é importante saber o que será viável e como será feito. Você já está preparado?
Planejamentos anuais são sempre complicados. Nós sabemos que muita coisa pode mudar em um ano. Entretanto, é melhor ter um planejamento base (que pode ser modificado) do que pensar nos eventos em cima da hora. Especialmente pelo fato de que o planejamento anual de eventos facilitará a manutenção do budget.
Portanto, nós separamos algumas dicas, para te ajudar no planejamento anual de eventos.
Pense nas datas importantes
Quais datas precisam ser celebradas? Existem dias importantes para a sua área de atuação? Se a resposta a essas perguntas for “sim”, então você já tem um primeiro guia para estabelecer as datas dos seus eventos para o próximo ano.
Por exemplo, no dia 8 de julho celebra-se o Dia Nacional da Ciência e do Pesquisador Científico. Portanto, essa pode ser uma ótima oportunidade para eventos de celebração da profissão de pesquisador.
Estabeleça metas
O que você quer atingir com a realização dos seus eventos?
A partir do momento em que você estabelece metas, é mais fácil compreender o que pode ser feito. Supondo que a sua meta seja realizar um evento com milhares de participantes. Nesse caso, pode ser mais interessante permitir que sua equipe tenha tempo de preparação. Ou seja, não faça eventos mensais (a menos que vocês já tenham esse hábito) e invista tempo no grande evento.
Além disso, é fundamental dividir os eventos por tamanho e compreender qual a função de cada um deles.
Faça o cálculo do budget
Para conhecer o budget por eventos, você precisa primeiro conhecer o seu orçamento anual. Dessa forma será mais simples fazer a divisão por eventos.
Além disso, será mais fácil entender a quantidade e o tamanho que seus eventos podem ter, bem como quais serão os formatos mais indicados para cada um deles.
Com o valor anual, você deve começar a pensar na divisão individual. Pode parecer precipitado, mas é a melhor forma de garantir que os eventos do começo do ano não consumirão toda a sua verba. Afinal, é muito bom que você tenha orçamento reservado para o fim do ano.
Crie canais de divulgação
É fundamental que os canais de comunicação com os participantes dos eventos sejam estabelecidos antes da divulgação. Trabalhe com o seu time para coletar o máximo de emails possível.
Além disso, garanta que sua comunicação será sempre relevante. Dessa forma, será mais fácil manter os emails cadastrados. Consequentemente, você deve atrair novos participantes para os eventos.
Pense nos palestrantes e destaques dos eventos
Quanto mais cedo você pensar em palestrantes, melhor. Afinal, quem convida antes tem mais chance de conseguir todos os convidados desejados. Quanto mais cedo você tiver essas listas, mais rapidamente poderá fazer os convites. Além disso, conseguirá as confirmações mais cedo e isso é um grande definidor para quem pensa em investir tempo e dinheiro na participação de um evento.
Ou seja, essa é uma das formas mais eficazes de atração do público!
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