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gestão de crise em eventos

Gestão de crise em eventos: como fazer?

A gestão de crise em eventos

Eventos são sempre planejados. Entretanto, como em tudo na vida, nós precisamos estar preparados para lidar com imprevistos. Afinal, nosso sucesso pode depender disso! Sendo assim, estar pronto para fazer a gestão de crise em eventos é importantíssimo!

Quando nós pensamos em grandes tarefas, nós sabemos que muita coisa pode dar errado. Preparar-se para as eventualidades não é fácil, mas é absolutamente necessário. Um erro pode destruir a reputação que você demorou para construir. Por isso, é fundamental que as crises sejam esperadas. Afinal, essa é a melhor forma de evitar o pânico. 

Obviamente, uma crise não é um problema menor (como uma falha de microfone). Talvez seja esse o motivo que faz tantas pessoas não estarem preparadas para essa situação. Entretanto, quando nós falamos em eventos há uma certeza: um dia a crise acontecerá. Por isso, toda a equipe deve saber como fazer uma boa gestão de crise em eventos. 

Mas qual a melhor forma para minimizar os danos?

Pense na gestão de crise com antecedência 

Pensar de antemão nas possibilidades é sempre o primeiro passo. Pense junto ao seu time o que pode dar errado no evento. Dessa forma, vocês poderão mapear não apenas os problemas, mas também as possíveis soluções. 

Vamos usar os eventos online como exemplo. Se você tiver algum problema com o software de eventos escolhido para a realização dessa atividade, mas algo der errado. Para quem você pode pedir ajuda? Portanto, é fundamental ter uma lista para encontrar rapidamente os contatos de empresas e colaboradores que podem ajudar a solucionar imprevistos. 

Além disso, vocês podem fazer simulações com as possíveis crises. Dessa forma, será possível testar se as soluções apresentadas são eficazes, ou não! 

Treine o seu time

Existem várias formas para treinar o seu time no que diz respeito ao gerenciamento de crise. Entretanto, nós podemos recomendar dois pontos principais:

  • utilize experiências passadas: relate o que aconteceu e mostre como foi resolvido;
  • use como base as simulações: treinar o seu time fazendo as simulações que foram pensadas por vocês pode ser perfeito para a organização do trabalho. 

Leia também: Por que gravar seu evento?

 Também é importante estabelecer a função de cada pessoa dentro de uma crise. Qual a equipe responsável pelo mapeamento de causas? Quem deve lidar com as soluções? E o relatório sobre o problema, quem vai fazer?

Mantenha a calma

Pode parecer impossível, mas é fundamental que a calma seja mantida. Por isso, a pessoa responsável pelo gerenciamento de crise deve ser alguém que não perde o controle com facilidade. O pensamento dos envolvidos na tentativa de solucionar o problema precisa ser claro e até mesmo frio. Ou seja, eles não podem deixar-se afetar pelas emoções de forma cega. 

Além disso, é fundamental evitar erros como: fazer piadas com o problema, ignorá-lo ou mesmo minimizar o que estiver acontecendo! 

Descubra a causa

O primeiro passo depois que uma crise começa é descobrir o que realmente está acontecendo. Afinal, você não deseja perder tempo tentando solucionar problemas que não são reais. Portanto, é fundamental saber exatamente o que precisa ser resolvido e, além disso, quais as dimensões da situação. 

A partir dessa descoberta será muito mais fácil mapear os danos e pensar nas possíveis soluções. 

Trabalhe a comunicação

A comunicação é a base de qualquer trabalho em equipe. Portanto, se você deseja solucionar uma crise, a comunicação deve ser um dos pilares mais sólidos. 

O ideal para o gerenciamento de crise é que a comunicação seja centralizada. Dessa forma, você evitará os ruídos e as informações desencontradas. 

Portanto, defina quem será responsável tanto pela comunicação interna quanto pela externa. É importante ter dois times diferentes para cada uma dessas áreas. As duas pessoas responsáveis devem conversar de forma constante e ter bem alinhado tudo o que será dito e qual o estilo de linguagem utilizado. 

O que você achou do nosso conteúdo? Nossa equipe está preparada para te ajudar a solucionar esse tipo de problema. Entre em contato conosco para saber mais. 

 Referências 1 e 2

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Thais Dias do Carmo

Thais Dias do Carmo