O ano está chegando ao fim. Portanto, é o momento de fazer um balanço de tudo o que aconteceu. Mas também é hora de se preparar. Por isso, hoje vamos falar sobre o planejamento anual de eventos.
Fazer um planejamento anual nunca é fácil. Isso é um fato não apenas profissional, mas também algo que sempre se complica no âmbito pessoal. Entretanto, essa questão não pode ser um impedimento. Afinal, um planejamento anual de eventos, por exemplo, é fundamental para aumentar o controle financeiro. Além disso, a preparação é um dos ingredientes necessários para um evento de sucesso e, quanto antes você começar, melhor.
Leia também: Planejamento de eventos: como fazer reuniões curtas e eficazes?
Mas como você pode se planejar para o próximo ano? Especialmente considerando que nós estamos chegando a um ano em que, pela primeira vez em muito tempo, nós não temos restrições de público causadas pela pandemia.
Vamos ver algumas dicas?
Faça uma análise das datas de feriados
Você não quer fazer os seus eventos no meio de feriados. Sendo assim, você precisa saber exatamente quando serão os feriados do próximo ano. Faça uma análise das datas, lembrando-se sempre de marcar as emendas de feriado.
Além disso, é fundamental que você saiba se existem eventos nacionais durante o ano. Por exemplo, em 2022 nós passamos por eleição e copa do mundo. Isso também precisa estar no seu planejamento, pois é determinante para atração do público.
Inclusive, também é importante entender o tamanho do seu evento. Afinal, você pode estar planejando algo híbrido ou online para atingir o público internacional. Se for esse o caso, é interessante analisar alguns feriados do exterior. Por exemplo, se você quiser atingir um público nos Estados Unidos, não é interessante fazer o evento perto do dia 4 de julho.
Informe-se sobre outros eventos semelhantes ao seu
Você deve ver quais são os eventos já reconhecidos e com a mesma temática que o seu. Essa é uma regra básica da concorrência.Será que é interessante que você tente uma concorrência direta, fazendo o seu evento em uma data próxima? Provavelmente não. Sendo assim, você pode marcar no seu calendário as datas dos eventos conhecidos.
Dessa forma, é mais fácil encontrar a data para o seu evento. Afaste-se dos feriados e das datas de eventos semelhantes.
Crie um orçamento para eventos
Qual é o seu orçamento para eventos no próximo ano? Isso é fundamental por diversos motivos, mas eu posso estabelecer dois principais. O primeiro é o fato de que, com o orçamento em mãos, você pode estabelecer a melhor data. Afinal, é assim que você vai entender melhor se o ideal é um evento no começo ou no final do ano.
Além disso, esse é um modo de compreender qual o tamanho e a necessidade dos seus eventos. É necessário procurar um patrocinador? É possível fazer mais de um evento? Os eventos poderão ser presenciais ou é melhor fazer tudo online?
Leia também: Patrocinadores de eventos – 4 dicas para atrair
Com um orçamento em mãos é muito mais fácil responder essas perguntas.
Entenda onde você deseja estar no fim do ano
Se você conhece seus objetivos, você consegue entender melhor o que precisa ser feito. Sendo assim, entenda em que ponto a sua organização está. Mas sem deixar de pensar em que ponto você deseja chegar no fim do ano.
Por exemplo, uma associação pode pensar em quantos novos associados deseja ter. Compreendendo esse número será muito mais fácil descobrir o que os seus eventos precisam ter. Especialmente se você tiver uma boa análise dos eventos do ano anterior.
Deixe o planejamento anual maleável
Nós já dissemos que é muito difícil fazer um planejamento anual. Para que isso dê certo, você precisa criar algo maleável. Ou seja, por mais que todos os dados estejam corretos, é necessário permitir que mudanças sejam feitas.
Uma ótima ideia é fazer, além do planejamento anual, reuniões mensais. Nessas reuniões você pode analisar novamente os dados, certificando-se de que todas as mudanças estão sendo levadas em consideração.
Conte com a Softaliza para te ajudar nos eventos. Saiba mais sobre o nosso trabalho entrando em contato com a nossa equipe.
