Planejamento de eventos
Todo mundo sabe que tempo é algo muito precioso. Portanto, nós não podemos desperdiçá-lo. Mas como é possível fazer o planejamento de eventos otimizando o tempo ao máximo?
Reuniões são necessárias para a realização de projetos. Afinal, nós pensamos melhor quando o fazemos em equipe. Além disso, elas permitem que a comunicação seja mais eficaz e contenha menos ruídos. Entretanto, isso não quer dizer que você tenha que reservar grandes espaços na sua agenda para isso.
Para que isso possa acontecer, é preciso a realização de um ótimo trabalho na condução das reuniões. Mas o que deve ser feito? Como isso pode acontecer? Nós separamos algumas dicas para te ajudar no planejamento de eventos sem desperdício de tempo.
Compartilhe o motivo da reunião
Dizer que realizará uma reunião para o planejamento de eventos é muito amplo. Afinal, existem muitos tópicos a serem discutidos. Portanto, você deve fazer um planejamento para a reunião da sua equipe. Dessa forma, você saberá quem precisa participar de cada encontro e quem pode ficar de fora de algumas conversas.
Assim, será mais difícil que seus colaboradores percam tempo de execução em discussões que não colaboram para seu trabalho. Além disso, com a organização dos assuntos, você poderá otimizar muito o diálogo. Basta enviar para todos os convidados os assuntos que devem ser solucionados.
Dessa forma, todos podem se preparar com antecedência. Ou seja, será possível chegar à reunião com os materiais necessários prontos para serem apresentados. Além disso, as pessoas terão mais tempo para refletir e pensar em possíveis soluções.
Isso sem contar com o fato de que será mais difícil algum colaborador ser pego de surpresa e se perder com os dados.
Faça um checklist do planejamento de eventos
Você já sabe quais os temas da reunião e já os enviou. Mesmo assim, é muito fácil perceber que as pessoas começam a mudar os tópicos, passando por assuntos importantes, mas que desviam dos tópicos inicialmente selecionados. Por isso, muitas reuniões terminam sem que o principal seja solucionado.
Como você pode evitar este problema?
Uma ótima solução é o preparo de um checklist da reunião. Com esse controle será mais difícil deixar algum tópico de lado. Mas se isso acontecer não será por um descuido, e sim, por uma necessidade. Dessa forma, o tópico pode facilmente ser deslocado para a próxima reunião de planejamento de eventos.
É um ótimo modo de organização. Além disso, é uma maneira excelente de evitar erros.
Tenha um material explicativo
Algumas coisas estão muito claras em nossa mente, mas não são tão evidentes quando colocamos em palavras. Portanto, é importante ter o máximo de material visual possível. Você pode utilizar ilustrações das suas ideias, textos explicativos ou gráficos.
Além disso, é fundamental incentivar que os participantes da reunião façam o mesmo. Dessa forma, será mais fácil evitar grandes momentos destinados a explicações ou ao preparo do material. Especialmente pelo fato de que o material preparado durante a reunião jamais terá a mesma qualidade de algo feito com antecedência.
Faça anotações sobre o planejamento de eventos
Uma pessoa precisa ser responsável pela ata da reunião. Afinal, é de extrema importância evitar que as pessoas fiquem em busca de informações já debatidas. Portanto, o responsável pela ata precisa anotar todos os tópicos importantes da conversa. Quais foram as dúvidas ainda não solucionadas? Quais as resoluções provisórias? O que ainda deve ser feito? O que já foi definido e deve ser trabalhado?
Essas informações precisam ser todas organizadas. Além disso, os membros da reunião devem ter acesso a esse material. Dessa forma, também fica registrado quem foram os responsáveis pelas ideias e quem deve realizar cada atividade determinada.
Além disso, também será fácil saber quem deve levar materiais para a reunião seguinte.
Permita a flexibilidade de formato
Atrasos são um dos grandes motivos para as pessoas perderem tempo. É ideal dizer que atrasos não podem ser tolerados. Mas nós bem sabemos que nem sempre isso é possível. Portanto, nós devemos sempre utilizar a tecnologia a nosso favor.
Ou seja, trabalhe na realização de uma reunião híbrida. Dessa forma, você evitará que parte da equipe fique ociosa esperando por quem não chegou a tempo.
Leia também: Reuniões híbridas: como conduzi-las
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