Reuniões online (ou híbridas) são uma necessidade no mundo atual. Afinal, a possibilidade de trabalhar com pessoas que estão em diversas partes do mundo nos obriga a isso. Mas como fazer a reunião render sem ocupar tempo demais?
Reuniões online podem ser muito cansativas. Portanto, é fundamental encontrar formas de otimizar esse processo. Não é fácil. Mas é possível fazer as suas reuniões mais curtas e sem prejudicar o conteúdo delas.
Se você quer saber como isso pode ser feito, acompanhe o nosso conteúdo até o final.
Deixe claro o motivo da reunião online
Se você deseja ter uma reunião produtiva é fundamental que todos saibam o motivo desse encontro. Portanto, os tópicos da reunião devem ser evidenciados com antecedência. Inclusive, incentive os participantes a informar qualquer assunto extra com antecedência. É importante que todos conheçam tudo o que será tratado. Dessa forma, as pessoas poderão se preparar melhor.
Além disso, é um modo de evitar longas pausas para que todos possam pensar em soluções criativas. Afinal, ninguém foi pego de surpresa com um tópico de discussão.
Tenha um organizador para a reunião
É fundamental que uma pessoa seja responsável pela organização da reunião online. Essa pessoa deve organizar os tópicos, por exemplo. Além disso, é importante evitar (especialmente em reuniões híbridas) conversas paralelas.
Também é importante que essa pessoa lembre os participantes de deixarem seus microfones no mudo sempre que não forem falar. Dessa forma, a reunião online será mais organizada. Consequentemente, será mais difícil acontecer algum problema que atrapalhe o andamento das discussões.
Escolha um bom software para hospedar esse encontro
Onde essa reunião acontecerá? É fundamental fazer a escolha de um bom software. Se você já tem contrato com uma plataforma de eventos, pode utilizá-la também para as reuniões online. Se esse não é o caso, pense bem onde você a realizará.
Leia também: Plataforma Completa de Eventos: por que essa é a melhor escolha?
Por exemplo, existem muitas plataformas que encerram as reuniões depois de uma hora. Portanto, você teria que sempre renovar os links. Se a sua reunião for curta, essa pode ser a melhor opção. Mas se for necessário ficar esperando que alguém crie um novo link e depois que todos voltem à sala, não será produtivo.
Incentive os participantes a fazerem anotações
Se as pessoas anotam as informações importantes, elas ficam sempre à mão. Ou seja, torna-se mais difícil a repetição de perguntas. E isso não é apenas relacionado ao momento da reunião. Muitas pessoas procuram os colegas depois para questionar coisas que já foram discutidas. Por isso, é sempre interessante incentivar as anotações.
Peça para que todos utilizem fone de ouvido
O áudio da reunião precisa estar bom para que todos possam se comunicar efetivamente. Por isso, é importante que todos utilizem fones de ouvido com microfone. Assim, além de evitar que as pessoas precisem se repetir várias vezes, você também conseguirá a atenção da audiência.
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