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ROI: Como calcular o do seu evento!

Quando toda a programação de um evento chega ao fim, sabemos que, na verdade, o trabalho ainda não acabou. É preciso conferir os indicadores, analisar as métricas e, assim, saber se o evento alcançou o seu objetivo. Para isso, é necessário fazer um cálculo muito importante, chamado Retorno Sobre o Investimento (ROI). 

Trata-se de uma conta simples que permitirá saber quanto a sua equipe está ganhando ou perdendo ao investir na estrutura e entrega de um evento. A partir disso, é possível analisar se os investimentos são válidos ou não. 

Por isso, nesse post queremos falar sobre a importância desse assunto e como calcular o ROI do seu evento. Além disso, dar algumas dicas que irão ajudar você nessa tarefa. 

Então, continue a leitura e tenha ótimos insights! 

O que é ROI? 

ROI é a sigla de “Return Over Investment” que em porturguês significa “Retorno Sobre Investimento”.  Essa é uma métrica utilizada para saber quanto seu evento faturou com os investimentos feitos, principalmente na divulgação. 

Para calcular o ROI é bem simples. Basta levantar a receita total, subtrair os custos e dividir esse valor pelo investimento total. Depois, é só transformar o resultado em porcentagem 

Para ficar mais didático, veja a imagem: 

Mas, é importante lembrar que esse cálculo pode ser realizado tanto para a sua empresa como um todo, como para uma área ou projeto específico, no caso de um evento, por exemplo. 

Por isso, ao calcular o ROI de um evento, é preciso colocar apenas os investimentos destinados àquele fim específico, os investimentos em divulgação, planejamento, equipe, estrutura, equipamentos, tempo destinado à sua entrega, custos pós-eventos, entre outros. 

E quando o ROI do meu evento é intangível? 

Quando falamos de Retorno Sobre o Investimento, sabemos que nem sempre o que esperamos é retorno financeiro, não é mesmo?.

Além disso, para que um evento saia do papel, é necessário muitos outros investimentos, além de dinheiro. 

Por isso, antes de começar a calcular o seu ROI, é preciso ter claro quais eram os objetivos iniciais do seu evento e adicionar à análise outros fatores que são mais difíceis de serem mensurados, como por exemplo: 

1) Branding

Um dos principais objetivos de um evento pode ser melhorar a percepção da marca para os clientes e potenciais clientes. A isso se atribui o nome “Branding”. 

Muitas instituições de ensino e empresas prestadoras de serviço B2B e B2C, realizam eventos para ter a oportunidade de se aproximar de seu público e criar um engajamento ainda mais forte com seus clientes já consolidados. 

Pois, quanto mais a marca é vista e conhecida, maiores são as oportunidades de negócio, expansão e parcerias. 

Por isso, na hora de calcular se a sua estratégia de Branding em seu evento foi positiva, coloque na ponta do lápis quais foram os investimentos nessa área, seus custos e o tempo destinado a essa tarefa. 

E, para saber se o objetivo foi atingido, colha os feedbacks do público presente, por meio de redes sociais e  formulários de satisfação.

2) Oportunidades de negócios

Outro motivação de empresas e outras instituições para realizar um evento, é a oportunidade de fechar novas vendas e parcerias. 

Mas, na maioria das vezes, esses fechamentos acontecem algum tempo depois do término do evento. Por isso, é importante fazer o registro de leads do evento e acompanhá-los para aumentar as conversões. 

Para isso, use as tecnologias disponíveis para essa finalidade. 

3) Satisfação do público

A satisfação do público é outro indicador importante na hora de analisar se os investimentos em um evento valeram a pena. 

Eventos são uma oportunidade de negócios não só para os organizadores, mas também para todos os participantes. Por isso, entregar uma boa experiência para o público é tão importante.

Além disso, é preciso acompanhar as métricas de satisfação do cliente para compreender se o retorno obtido foi positivo ou não. 

Para isso, você pode acompanhar a interação do público pelas redes sociais no período pós-evento, aplicar o NPS, analisar as taxas de conversão e continuar em contato com os participantes, colhendo feedbacks. 

Caso esse seja o principal objetivo do seu evento, mantenha proximidade com o público depois do evento. Assim, será possível adicionar esse indicador ao seu cálculo de retorno sobre seu investimento. 

Qual a importância de calcular o ROI? 

– Calcule o ROI para enxugar gastos 

Ao calcular o ROI do seu evento, ficará claro quais os investimentos que valem a pena ser mantidos e aqueles que podem ser eliminados. 

– Criar estratégias

Medir o ROI do seu evento permite compreender se a sua estratégia é ou não efetiva, pois você terá um controle mais preciso sobre o retorno de suas ações. 

Assim, fica mais fácil compreender se a sua estratégia tem levado para o caminho mais satisfatório e, caso não esteja, imediatamente mudar os planos e a abordagem para não ter ainda mais prejuízos. 

– Potencializar os lucros 

Com os gastos enxutos, bem direcionados e uma estratégia bem planejada e validada, o resultado do seu evento será excelente e a tendência é que o seu ROI seja sempre positivo. Assim, seus lucros também serão potencializados. 

Dica Softaliza 

Para potencializar os lucros do seu evento esteja atento às diferentes modalidades disponíveis. Faça uma análise detalhada dos custos de um evento presencial e seu potencial de retorno e essa mesma análise em um evento online. 

Pois, mesmo com o fim da pandemia e com a permissão de retorno para os eventos presenciais, essa pode não ser a melhor opção para alcançar um ROI positivo. 

Afinal, os custos com todas as medidas de segurança podem não trazer um retorno tão positivo quanto os eventos online têm proporcionado. 

Por isso, coloque os prós e contras de cada modalidade na balança e faça uma escolha inteligente, visando a máxima potencialidade de retorno para a sua empresa ou instituição. 

E aí, gostou do conteúdo? 

Esperamos que esse conteúdo tenha ajudado você a entender a importância de calcular o ROI do seu evento e como fazer isso da maneira correta. 

Caso tenha alguma dúvida, entre em contato conosco. Será um prazer atendê-lo! 

Joyce Rosa

Joyce Rosa