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Submissão em eventos

Submissão em eventos no Ciente Studio

O que é Submissão em eventos?

A submissão em eventos está atrelada ao mundo acadêmico. Trata-se basicamente do recebimento de trabalhos que estão sujeitos à avaliação. Portanto, é uma etapa de trabalho minuciosa e que requer o máximo de atenção.

É preciso ter cuidado com o planejamento de um evento acadêmico. Especialmente quando envolve a submissão de trabalhos. Afinal, estamos nos referindo ao futuro profissional de uma pessoa. Sendo assim, pensar em formas de facilitar cada etapa da submissão em eventos é fundamental.

Ou seja, como podemos facilitar a entrega do trabalho? Qual será o método de avaliação e revisão? E a divulgação dos resultados? 

Leia também: Plataforma Completa de Eventos: por que essa é a melhor escolha?

Por isso, nós recomendamos a utilização de uma plataforma completa de eventos. Dessa forma, será mais fácil organizar os trabalhos. Além disso, é mais difícil permitir que as pessoas se percam nas etapas. Estamos falando tanto de quem submete o próprio trabalho, quanto dos avaliadores. 

Mas como esse processo funciona na plataforma do Ciente Studio?

Submissão em eventos no Ciente Studio 

Há muita organização no Ciente Studio. Portanto, nós desejamos que o processo seja bem simples para todos os envolvidos. Por isso, nosso primeiro trabalho é deixar o evento mais organizado.

Por isso, trabalhamos com uma hierarquia na utilização da plataforma. Dessa forma, garantimos total liberdade para o dono do evento e auxílio para a sua gestão. A divisão hierárquica é:

  • Dono do evento: seu acesso vale para todas as funcionalidades e todos os artigos. Ou seja, essa pessoa realmente comanda tudo;
  • Coordenador de área: possui acesso limitado. Mas ainda assim, amplo. Pode utilizar as suas atribuições, entretanto também tem autorização para fazer o mesmo que os avaliadores. Porém, é importante ressaltar que pode acessar apenas os artigos com os quais está trabalhando;
  • Avaliadores: só pode trabalhar com as ferramentas e os artigos com os quais há necessidade. Seu acesso é o mais limitado de todos.

O que o dono do evento deve fazer?

O dono do evento é responsável pelo cadastro dos coordenadores e avaliadores. Além disso, os artigos trabalhados por cada colaborador são determinados por essa pessoa. Cada um tem acesso apenas aos projetos designados para si. Portanto, tenha cuidado com as divisões.

O dono do evento também é responsável por cadastrar os critérios de avaliação. Essa é uma função delicada. Afinal, o tipo de perguntas varia de acordo com o evento. Por isso, saiba que você poderá preparar perguntas personalizadas. Além disso, é importante que esse trabalho seja feito rapidamente. Assim, os avaliadores poderão se preparar com com tempo para a realização do trabalho.

Vale lembrar que essa é a base das avaliações.

Os coordenadores de área

Com o cadastro finalizado, os coordenadores de área podem começar a trabalhar. Cada coordenador tem acesso a todos os artigos e áreas pelas quais é responsável. Portanto, eles também podem fazer parte do time avaliador. 

Além disso, essa pessoa é responsável pela distribuição dos artigos entre os avaliadores. Organização é fundamental para esse profissional. Afinal, também será sua função fazer a atualização dos status de avaliação, podendo escrever, inclusive, as previsões de entrega. Ou seja, essa pessoa precisa colocar o que está pendente, o que já está sendo avaliado e quando tudo for concluído.

Após a conclusão dos trabalhos, os coordenadores devem enviar a devolutiva para os candidatos. Existem duas formas de fazê-lo, mas nós as explicaremos em breve.

Avaliadores 

Talvez o trabalho dos avaliadores seja o mais evidente. Essas pessoas devem fazer a leitura crítica dos artigos, determinando uma nota de acordo com as métricas determinadas para avaliação. Para isso, eles precisam preencher as perguntas determinadas nos critérios de avaliação.

Cuidado com os prazos é fundamental. Afinal, há uma data determinada no sistema para encerramento das atividades. Portanto, atrasos não são permitidos. Dessa forma, nossa plataforma pode te ajudar a cumprir o cronograma exato para o seu evento.  

Submissões em eventos: entrega de resultados

Nós começamos a falar sobre o fim dos trabalhos, mas agora é o momento de discorrer mais sobre o assunto. No Ciente Studio existem duas formas para a entrega de resultados.

A primeira é por meio do envio de mensagens de email. Eles devem ser personalizados e diretos. Porém, essa não é uma preocupação para você e nem para a sua equipe! Afinal, nós já temos modelos prontos que podem facilitar toda a comunicação sobre o evento.

Além disso, nós trabalhamos com um segundo método de divulgação dos aprovados . Em nossa plataforma há um espaço público de divulgação. É como uma lista de aprovados em concursos, mas voltada para o evento. Como essa ferramenta funciona? É um trabalho completamente automático. Portanto, ela libera a lista com os trabalhos aprovados no site em uma data que tenha sido determinada pela gestão.

Essa é mais uma forma de facilitar o seu trabalho. Entretanto, não se preocupe, pois essa é uma opção e, como tal, pode ser desativada. Basta o dono do evento não fazer a liberação deste recurso.

Gostou da forma como nossa plataforma funciona? Quer saber mais sobre nosso módulo de submissões? Entre em contato com a nossa equipe agora mesmo. Nós vamos adorar falar com você e tirar todas as suas dúvidas.

Thais Dias do Carmo

Thais Dias do Carmo