A gestão de uma sociedade científica requer uma grande dedicação dos seus diretores executivos. Muitas vezes, gerenciar consome muito tempo e energia, principalmente quando as tecnologias utilizadas não são as mais adequadas.
A gerência fica especialmente mais complexa quando há centenas ou milhares de associados e os gestores, na maioria das vezes de forma voluntária, precisam lidar com um alto número de informações e deliberações.
Uma das soluções ainda muito utilizadas são as planilhas de dados, geralmente as de Excel, que apesar de manter um registro dos dados, não possuem as integrações necessárias para tornar a gestão ágil e efetiva, principalmente quando o número de membros associados começa a crescer.
Neste contexto, compartilhamos com os gestores de associações e sociedades científicas três estratégias para melhorar a gestão de suas organizações:
Automatização de Pagamentos
A inadimplência em sociedades científicas e associações está ligada à dificuldade em realizar os pagamentos das mensalidades ou anuidades. O tesoureiro, ou gestor financeiro, muitas vezes necessita enviar de forma manual todas as cobranças. E, geralmente, aceita-se apenas o pagamento com boleto bancário.
É imprescindível oferecer aos associados a facilidade do pagamento online por meio de boletos ou cartões de crédito, sem a necessidade de acionar a gestão da sociedade científica.
A utilização de planilhas impossibilita que tarefas como a geração de mensalidades ou anuidades sejam automatizadas. Assim como também não permite filtrar os associados adimplentes ou inadimplentes em tempo real.
Eleições Online
A decisão mais importante para uma associação ou sociedade científica é a escolha de seus representantes: presidente, membros dos conselhos fiscais e deliberativo.
As sociedades científicas possuem membros em diversas regiões do país e, até mesmo, em outras partes do mundo, portanto reuni-los fisicamente em uma assembléia para tomar esta importante decisão é uma das mais complicadas tarefas.
Além da distância, deve-se levar em conta o ritmo de vida de cada associado que muitas vezes o impossibilita de estar naquele período de tempo à disposição para uma eleição presencial. Portanto, a melhor forma de aproximar os membros de uma sociedade e incluí-los nas principais decisões é utilizar a tecnologia e possibilitar a participação de todos através de uma solução online.
Comunicação Segmentada
A comunicação com os associados é o pilar mais importante para as sociedades científicas. Além de informações técnicas e notícias do setor, é importante enviar comunicações diferenciadas para membros específicos.
Enviar mensagens específicas direcionadas a determinados tipos de associados, de acordo com a situação de adimplência de cada um, ou referente aos status de votação em uma eleição é uma tarefa que demanda uma enorme quantidade de trabalho quando a sociedade científica ou associação não possui uma ferramenta que automatiza este processo.
Por meio de uma ferramenta específica, com uma ação simples, os gestores podem reduzir o tempo gasto com envio de mensagens segmentadas e aumentar a aproximação com os seus associados.
Como o CIENTE pode ajudá-lo na gestão de sua sociedade científica?
O CIENTE nasceu da necessidade de profissionalização da gestão de sociedades científicas através de uma plataforma online, moderna e focada na facilidade de utilização por seus associados.
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