A pandemia do COVID-19 afetou drasticamente as viagens e qualquer evento que envolva aglomerações. Por consequência, chega-se a um abalo na realização de congressos e feiras.
Na área das conferências e feiras do campo da tecnologia, não é diferente. A vantagem, no entanto, pode ser que, acostumados a conviver com a tecnologia, esse público não estranhará tanto a realização de eventos à distância.
Nosso cenário atual
Neste ano de 2020, por conta da pandemia, muitos eventos internacionais que estavam planejados para acontecer foram adiados ou cancelados. Aqueles que não foram, passaram à modalidade de evento online ou híbridos, nos quais uma parte do público e dos apresentadores está presente e outra parte está atendendo ao evento de modo remoto.
Para que tal opção híbrida possa se realizar, há um aumento da demanda por equipamentos de filmagem e de sonorização em ambientes de encontros online. Neste sentido, é necessário ainda o compartilhamento de informações (como slides e vídeos que compõe a apresentação) de modo eficiente e otimizado.
O uso da tecnologia
Os eventos e exibições já estão usando quantidades crescentes de tecnologia para melhorar sua metodologia. O marketing digital é uma constante, enquanto a mídia social permitiu que as pessoas acompanhem eventos remotamente.
Agora, vemos os organizadores de eventos buscarem pela transmissão ao vivo para entregar os conteúdos das suas conferências a delegações inteiras que estão assistindo de casa.
Provavelmente, o futuro não é só feito de eventos à distância. Isso porque os eventos à distância não conseguem reproduzir certas oportunidades de experiência ao vivo que um evento presencial permite. A pandemia nos ensinou, no entanto, os benefícios da transmissão ao vivo, da colaboração online, e vai acelerar o uso dessas tecnologias.
O futuro
A maioria das pessoas irá a eventos apenas no caso de perceberem neles muito valor agregado, além de uma sensação de experimentação. Muitos eventos também vão incorporar algum tipo de componente virtual, permitindo que esses que não conseguem atender ainda atendam.
Os contratos vão ser melhor redigidos com os termos de cancelamento sendo deixados bastante claros. Os centros de eventos vão tentar proteger a si mesmos de perder com cancelamentos, enquanto as agências e os gestores de eventos vão tentar garantir que não pecam valor em evento que não acontecem.
A retomada
Mesmo quando pudermos observar um relaxamento nas medidas de isolamento social, continuará provavelmente o desafio de organizar eventos em que se permita o distanciamento social. O arranjo de assentos nos ambientes, bem como, as mesas de palestrantes e as mesas de registros terão de ser repensadas, porque os costumes sociais de proximidade estão se alterando.
As refeições (coffee breaks) servidos durante os eventos também terão de ser alterados. A ocasião é propícia para o surgimento de horários diferentes de intervalos de coffee breaks para os diferentes grupos do evento. Também devem surgir salas para que as pessoas acompanhem a palestra com mais espaço entre si, de modo a não se aglomerarem em uma única sala.
Para que os microfones não sejam passados de mão em mão na hora das perguntas, o uso das mídias sociais do evento e de plataformas desenvolvidas especialmente para comunicação entre o público e os participantes das conferências deverá ser constante.
Uma oportunidade para startups
Os congressos, encontros e feiras já estavam usando um valor elevado de tecnologia antes da pandemia e agora vão começar a utilizar mais pois recentemente as mídias sociais habilitaram aqueles que não podiam atender a seguir os eventos remotamente.
Como em todas as crises existe oportunidade, as startups que puderem auxiliar organizadores de eventos a terem uma experiência mais adequada à realidade atual, assim como aqueles que oferecem soluções virtuais na realidade especial vão gerar atração e reconhecimento. São soluções como a Ciente Live, que permitem transformar o seu encontro presencial em um evento online.
Por meio da criação de um ambiente virtual personalizado, se transmite uma sensação tão enriquecedora quanto a de um evento online. Garanta: estrutura personalizada com a identidade visual do evento, stands para patrocinadores na plataforma, divisão entre abertura, plenárias e sessões orais, apresentações e outras mídias para download entre muitas outras funcionalidades.
Como estar alinhado ao futuro
Repensar o próprio posicionamento acerca da participação em encontros e eventos promovidos online é uma das primeiras sugestões a serem retiradas das alterações para o futuro próximo. Ao público das conferências e feiras, resta habituar-se e educar-se cada vez mais para o uso da tecnologia.
Aos operadores desses eventos, é hora de buscar alinhar-se à tecnologia e inventar novas ferramentas para auxiliar na criação de oportunidades de interação, pelas quais, de fato, as pessoas hoje estão sedentas.
Depois de todo um ano sem poder encontrar-se ou com sua convivialidade social diminuída, o público alterou de grande modo a sua percepção acerca dos eventos virtuais e tem-se tornado mais flexível para o aprendizado das novas tecnologias. É claro que logo veremos novidades neste cenário, mas, por hora, esses são os pontos que podemos antever.
