Nossa vida mudou muito nos últimos anos. Nós percebemos mais fortemente como a internet pode auxiliar nos negócios. Por isso, é importante não abandonar completamente o modelo online. Hoje nós vamos falar sobre as reuniões híbridas e como conduzi-las.
É fato que o mundo está retomando o presencial. Talvez todos estivéssemos ansiosos por isso. Entretanto, isso não quer dizer nós devemos abandonar tudo o que aprendemos.
Com a pandemia nós entendemos que é possível conduzir os negócios 100% online. Mas nem tudo precisa ser completamente digital. Por isso, o modelo híbrido e online devem ser sempre considerados como opções.
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Afinal, nem sempre é possível reunir todas as pessoas em um mesmo ambiente. Entretanto, nós sabemos que a reunião híbrida ainda pode ser um desafio. Afinal, como você pode lidar com as pessoas presenciais e online ao mesmo tempo? Como garantir que todos terão o mesmo tempo de fala?
Nós temos algumas dicas que podem te ajudar muito!
Por que fazer reuniões híbridas?
Existem vários motivos para a realização de reuniões híbridas. Um deles é o fato de que essa é a melhor forma para a realização de atividades com pessoas de outros estados (ou países). Afinal, se para a negociação for necessária a presença constante de todos os envolvidos, tudo será muito custoso.
Além disso, há o fato de que o home office está cada vez mais presente na vida das pessoas. É um ótimo benefício para empresas e uma ótima opção para dias em que as pessoas não podem sair de casa. Mas isso não significa que todas as reuniões precisam ser canceladas nestes dias.
Basta que o condutor do encontro saiba conduzir reuniões híbridas.
Como conduzir reuniões híbridas?
Escolha o Software ideal
Onde você hospedará a reunião? Isso pode não parecer tão importante, mas há uma grande variação dependendo dos seus interesses. Por exemplo, se você utilizará um serviço gratuito. Alguns não podem ser utilizados por mais de uma hora. Sendo assim, você precisa compreender o tempo da reunião ou preparar-se para pequenas pausas.
Preocupe-se com os participantes online
A primeira coisa a ser feita é preocupar-se com os participantes online. É mais fácil sentir-se confortável no presencial. Por isso, você deve garantir que quem está remoto também sinta-se bem. Explique para todos como será a dinâmica da reunião e garanta que quem está em outro ambiente também tenha sua opinião requisitada.
Além disso, é importante conversar com essas pessoas no começo da reunião. Assim, será possível ver se todos os microfones estão funcionando e os participantes se sentirão mais confortáveis.
Mantenha a ordem
Durante reuniões online é fácil ver vozes sobrepondo-se. Isso é ainda mais fácil nas reuniões híbridas. Afinal, quem está presente tem uma velocidade maior de fala. Portanto, cabe à organização da reunião lidar com isso.
Divida os momentos de fala. Pergunte se alguém que está online deseja dizer algo. Peça para as pessoas esperarem um pouco enquanto as outras falam.
Recolha feedbacks
A melhor forma de melhorar é compreender o que deu errado. Por isso, pergunte para as pessoas o que elas acharam da reunião. Será que elas ficaram satisfeitas? Existem sugestões que podem ser aplicadas da próxima vez?
Entendendo como a foi a experiência dos colaboradores e parceiros, você poderá melhorar suas reuniões híbridas.
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