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Flexibilidade nos eventos

Flexibilidade nos eventos: como adaptar o formato quando necessário?

O mundo está passando por um momento de instabilidade. Por isso, a economia mundial está frágil e existem muitas incertezas no mercado. Como é possível pensar em eventos nesse momento? A melhor forma é planejando algo adaptável. Leia este texto até o fim para saber mais sobre flexibilidade nos eventos. 

Nós sabemos que qualquer planejamento precisa contar com variáveis. Isso é evidente. Mas quando o mundo passa por momentos de turbulência, é preciso ter ainda mais cuidado com isso. Afinal, os planos B e C têm uma chance maior de tornarem-se necessários. Isso não deve ser um impedidor para você. Aliás, deveria funcionar como um estímulo para mostrar ao seu público que vocês estão prontos para tudo. 

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Provavelmente, o formato do evento é uma das principais preocupações do momento. Não é possível pensar nisso de modo fixo. Esse é um dos principais fatores cuja flexibilidade nos eventos é requerida. 

Flexibilidade nos eventos: o formato

Qual o formato ideal para o seu evento? Presencial? O que você fará se algum imprevisto acontecer?

O primeiro ponto para analisar a viabilidade do evento presencial é pensar no momento financeiro da sua empresa. Eventos presenciais costumam ser mais custosos já que envolvem o aluguel de um espaço e a contratação de mais profissionais. Além disso, eles também podem envolver gastos com transporte e hospedagem de convidados.

No momento atual, também é preciso pensar em novas variáveis. Por exemplo, se algum palestrante anunciar que está com Covid-19, você cancelará o evento? Essa não parece ser a melhor opção. Por isso, é bom ter na manga um modo de transformá-lo em algo online ou, pelo menos, híbrido. 

Para que isso possa acontecer, você pode optar pela contratação de uma plataforma completa de eventos. No caso de um formato presencial você terá auxílio em toda parte tecnológica. Além disso, a transição para o online e o híbrido será mais tranquila. 

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Com a plataforma completa você não precisará pensar em qual plataforma hospedará seu evento. Além de tudo, você terá apoio para essa transição, facilitando o trabalho da sua equipe. 

Comunicação com os participantes

É importante que os participantes saibam que o formato dos eventos pode mudar. Portanto, deixe isso em evidência em suas plataformas. Além disso, formalize esse fato por meio de um email. 

Durante esse período incerto é muito importante manter uma comunicação frequente com as pessoas. Assim, você evitará que alguém perca as informações sobre possíveis alterações. 

Nunca deixe a transparência de lado. Por isso, fale abertamente sobre o motivo da alteração do formato do evento. É melhor dizer que tudo ocorrerá online por um caso de covid do que deixar os participantes sem entender o que está acontecendo. 

Quer saber como nós podemos te ajudar a manter a flexibilidade nos eventos da sua empresa? Entre em contato conosco agora mesmo! 

Thais Dias do Carmo

Thais Dias do Carmo