Avaliação Anual
Fazer uma avaliação anual é o primeiro passo para o planejamento do próximo ano. Afinal, só é possível estabelecer as suas estratégias se você souber o que deseja fazer. Mas como esse processo pode ser realizado?
A melhor forma de realizar uma avaliação anual é compreendendo os dados dos eventos do ano que está acabando. Isso é muito mais fácil se você tiver trabalhado com uma plataforma completa. Afinal, ela armazenará o máximo possível de informações. Entretanto, se esse não for o caso, você deve tentar reunir esses dados de modo completo.
Mas quais são as informações necessárias?
ROI do evento
Se o seu evento teve venda de ingressos e investimentos, você deve fazer o cálculo do ROI. Ou seja, é necessário saber se o valor arrecadado foi maior, ou pelo menos equivalente, ao valor gasto na organização.
Leia também: ROI: Como calcular o do seu evento!
É importante ressaltar que o ROI pode ser calculado em qualquer formato de evento. Inclusive, é importante que isso seja feito para que você possa entender qual formato é mais interessante para a sua organização. Isso te ajudará a compreender qual é a melhor forma para seguir no próximo ano.
Número de participantes
O número de participantes também é fundamental no seu planejamento. Afinal, esse é um modo de compreender qual é o melhor formato para você. Além disso, é uma maneira de determinar, em caso de evento presencial, o tamanho do local que deve ser reservado para a realização do mesmo.
Esse é um dos primeiros pontos para a definição do orçamento do próximo ano. Portanto, você precisa saber quantas pessoas participaram efetivamente do evento. É importante saber se o evento teve mais inscritos do que participantes. Além disso, você deve avaliar, em caso de eventos com vários dias, se as pessoas deixaram de frequentar o evento depois do primeiro dia.
Impacto gerado
Qual o impacto do seu evento para a sua organização e para a comunidade? O evento trouxe mais pessoas para a sua lista de emails? Mais profissionais passaram a acompanhar as novidades da sua organização? O evento está sendo usado como referência em trabalhos e artigos? Tudo isso é importante para que você saiba quanto o seu evento pode crescer no próximo ano.
Respostas dos participantes
Para saber o que funcionou e o que pode melhorar, é fundamental ouvir o que os participantes têm a dizer. O que eles gostaram no evento? O que eles acham que precisa melhorar?
Você deve fazer esse acompanhamento, sabendo filtrar as críticas e colocando em prática as modificações necessárias. Esse é um passo difícil, mas fundamental para o desenvolvimento dos próximos eventos. Para incentivar a participação, você pode oferecer descontos em atividades futuras ou algum outro tipo de recompensa.
Comparativos entre eventos
Se a sua organização foi responsável por mais de um evento, compare os resultados de todos eles. O primeiro evento atraiu mais público, mas os posteriores tiveram uma redução considerável? Se a resposta for afirmativa, é necessário entender o que aconteceu. Foi por causa das datas? Houve redução da divulgação? As respostas dos usuários ao primeiro evento foram muito negativas?
Mais uma vez, essas respostas são fundamentais para o planejamento do próximo ano.
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