Quem participou do seu evento? Todas as pessoas receberam os kits de participação? Todo mundo recebeu o certificado? Para responder mais fácil a questões como essa você precisa de um bom controle. Por isso, o check in em eventos é fundamental. E ele pode ser bem simples.
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O check in em eventos é a primeira etapa da realização da atividade. Ou seja, é o primeiro momento de contato com o público. Além disso, acontece em um instante delicado: todos estão chegando ao mesmo tempo. Portanto, é fácil perder um pouco o controle.
Entretanto, é importante frisar que isso não acontece apenas em eventos presenciais. Nós também podemos observar filas virtuais em eventos online e as duas formas nos eventos híbridos.
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Mas isso não quer dizer que você não tenha nada a fazer. Existem formas de evitar essas aglomerações. Nós separamos algumas dicas para te socorrer.
Conte com uma plataforma completa
Uma plataforma completa de eventos é o ideal para te socorrer em todos os momentos. A Softaliza, por exemplo, facilita muito a reunião de informações sobre os participantes. Afinal, nós imprimimos os crachás com os dados necessários, fazemos a lista de presença, liberamos o espaço para check in em eventos e muitas outras coisas.
Portanto, você pode contar com o apoio tecnológico e, além disso, com uma equipe especializada no assunto.
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Dessa forma, você terá menos dificuldades durante o check in em eventos. Com todas as informações na mão da sua equipe, dificilmente as aglomerações se tornarão excessivas.
Pré check in em eventos: uma necessidade
O ideal para o check in em eventos é que você peça a menor quantidade de informações possíveis. Portanto, você pode permitir que os participantes façam um pré check in. Ou seja, que eles preencham a distância boa parte das informações necessárias.
Dessa forma, ao chegar no evento (ou acessá-lo, se for online), só será preciso confirmar a presença. Se a pessoa só tiver que confirmar o nome e pegar o kit do evento, ela sairá muito mais rápido da fila. Isso te garante o controle de participantes e, além disso, dá a todos uma ótima primeira impressão.
Divida as filas
Quem ainda vai se inscrever não deve estar na mesma fila dos inscritos. Portanto, é fundamental que sua equipe trabalhe para auxiliar os participantes. Se cada pessoa estiver na fila correta, o trabalho já acontecerá em uma velocidade muito maior.
Não esqueça de incentivar o pré cadastro. Foque no fato de que é melhor se inscrever antecipadamente para evitar filas. Dessa forma, você terá mais chances de evitar a formação de uma grande fila para inscrição e uma para check in.
Monte grupos para check in
Separar as filas de check in por grupos também pode agilizar o seu trabalho. Você pode optar por uma divisão por ordem alfabética, por exemplo. Dessa forma, uma fila será só para pessoas com nomes iniciados entre as letras A – E, e assim por diante.
O importante é encontrar meios de reduzir as filas e agilizar o trabalho da sua equipe.
Quer saber o que mais a Softaliza pode fazer para ajudar nesse processo? Entre em contato com a nossa equipe e surpreenda-se.
