Quem trabalha com eventos precisa coletar dados dos participantes. Afinal, disso depende a inscrição, a organização, o pagamento e a entrega de certificados. Esse armazenamento de dados é muito útil para o futuro, mas é preciso cautela.
Trabalhar com armazenamento de dados nunca é fácil. Essa é uma grande responsabilidade e erros podem colocar em dúvida a reputação do evento. Além disso, a nova lei de proteção de dados (a LGPD), pode fazer com que você tenha problemas legais no caso de vazamento de dados.
Também é importante ressaltar que é necessário saber trabalhar com o armazenamento de dados. Se você exagerar na quantidade de informações, por exemplo, pode gerar mais prejuízos do que benefícios para o seu evento.
Por isso, vamos ver algumas dicas!
Como armazenar dados?
Para fazer o armazenamento correto de dados,você pode utilizar uma plataforma completa de eventos. Ela te ajudará com todas as etapas do evento. Sendo assim, as pessoas farão a inscrição de forma rápida, incluindo todos os dados necessários. Essas informações já ficarão armazenadas no sistema, sem a necessidade de passá-las para outro sistema. Isso evita dois problemas. O primeiro é o trabalho para repassar as informações para outro lugar (que também é sujeito a erros). O segundo é a possibilidade de vazamento de dados que é ampliada quando você faz a migração de um sistema para outro.
Inclusive, é importante ressaltar que uma plataforma completa pode fazer esse trabalho para ajudar a sua organização de forma segura. Por exemplo, é possível fazer a migração do seu sistema para a plataforma completa. Mas como a plataforma já possui a segurança específica para esse tipo de trabalho, os riscos são muito menores.
Além disso, uma plataforma completa já estará de acordo com as leis da LGPD. Portanto, você tem a confiança de que os dados estão armazenados em sistema seguro que não os venderá ou fará uso indevido dos mesmos.
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Estratégias de comunicação
É importante pensar antes de usar os dados salvos. As pessoas forneceram suas informações pessoais confiando na organização do evento. Portanto, você precisa demonstrar que esse voto de confiança não foi em vão. Sendo assim, não exagere na comunicação com essas pessoas.
Leia também: Email Marketing: não exagere na comunicação!
Envie mensagens sobre os próximos eventos, mas que sejam objetivas. Ou seja, não tente criar tanto suspense. Fale sobre o evento, as datas, os horários e já forneça alguns palestrantes. Você não precisa enviar um único email, mas é importante que todos os enviados contenham informações relevantes.
Cuidados com o armazenamento de dados
Ter os dados de outras pessoas é uma responsabilidade muito grande. Portanto, é dever da organização não utilizá-los de forma leviana. Sendo assim, jamais forneça as informações a terceiros (gratuitamente ou por meio de vendas). É fundamental que os dados só sejam utilizados para os fins que foram descritos no evento. Ou seja, se a pessoa não autorizar o envio de informações sobre próximos eventos, você não deve fazê-lo.
Também é fundamental que você não envie spams para o email dos participantes.
Uma plataforma completa pode te ajudar muito nessas tarefas. Para saber como a Softaliza trabalha, entre em contato com nossos colaboradores.
