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Submissão de trabalhos

Como funciona a submissão de trabalhos em eventos científicos?

Submissão de trabalhos em eventos científicos

Quem trabalha no meio acadêmico sabe a importância da submissão de trabalhos em eventos. Isso é algo específico dos eventos científicos. Portanto, é fácil para pessoas dessa área compreenderem sua necessidade. Mas será que todos entendem como esse processo funciona?

Sabia neste post quais são as etapas entre a entrega dos trabalhos e o fim do evento! Além disso, conheça as comissões que formam um evento como esses.

Eventos científicos tem suas próprias regras. Uma delas é que eles possuem comissões e uma delas é a científica. Mas o que isso quer dizer?

A comissão científica é aquela formada pelos especialistas no assunto do evento. Ou seja, é o grupo de pessoas responsáveis pela definição dos trabalhos que serão apresentados.

Por isso, antes de explicar o passo a passo da submissão de trabalhos, é necessário explicar bem como são formadas as comissões de eventos científicos.

Comissão organizadora e científica  

Geralmente, os eventos científicos são divididos em duas comissões. Esse é o número mínimo. Afinal, é o melhor modo de não sobrecarregar ninguém. Além disso, é a melhor maneira de garantir a organização do evento. Dessa forma, você garantirá que seja tudo bem estruturado e com prazos bem estabelecidos e cumpridos.

O trabalho da comissão organizadora é, como o nome já diz, organizar cada detalhe do evento. São eles os responsáveis pela estruturação e pelos detalhes práticos. Por exemplo:

  • Quantos serão os trabalhos apresentados?;
  • Quais serão as ordens de apresentação?;
  • Tudo acontecerá no mesmo ambiente?;
  • Haverá divisão de salas?;
  • Onde ele acontecerá?;
  • Quais os dias de realização do evento?

Mas o que a comissão científica faz enquanto isso?

A comissão científica é responsável pela avaliação dos trabalhos. Portanto, ela precisa:

  • recebe cada inscrição;
  • faz a avaliação;
  • pede revisão de determinados pontos do trabalho;
  • divulga os aprovados;
  • emiti e entrega os certificados;
  • realiza os relatórios;
  • faz a inscrição dos anais do evento de acordo com as exigências da comunidade científica.

O trabalho das duas comissões é intenso. Mas ele pode ser facilitado! Como? Com a utilização de tecnologias. Portanto, não deixe de pesquisar empresas que oferecem essa opção. Isso pode deixar o seu evento mais proveitoso e menos trabalhoso.

Leia também: Submissão em eventos no Ciente Studio

Quais são as etapas da submissão de trabalhos em eventos?

As etapas de submissão de trabalhos

Entrega dos trabalhos

Primeiro é preciso estabelecer os métodos para entrega dos projetos. Por isso, o ideal é começar pensando em um edital para a submissão de trabalhos neste evento. Se você estiver trabalhando com uma plataforma completa, essas regras serão mais simples. Afinal, será preciso seguir o guia do software (isso vale para eventos online, híbridos ou presenciais). 

Entretanto, seja qual for a sua escolha é preciso saber como funcionará essa entrega. Ou seja:

  • Qual o prazo limite?;
  • Um pesquisador pode submeter mais de um projeto?;
  • É possível submeter um trabalho, mas não se inscrever no evento?;
  • Só o resumo será aceito? Ou a comissão deve ver o trabalho completo?

Tudo isso precisa estar muito bem explicado no edital. Afinal, os participantes não podem reclamar de não terem sido informados de algo. Também é fundamental que o edital seja de fácil compreensão. Esses detalhes são fundamentais para o sucesso do seu evento.

Além disso, é necessário compreender e deixar claro qual é o método de submissão de trabalhos. Ou seja, será dentro de uma plataforma ou por email? É preciso escrever o trabalho em um programa específico? Existem regras relacionadas ao estilo de fonte e tamanho da letra utilizada?

Não deixe nenhuma informação fora do edital. Mais uma vez, reforçamos o fato de que tudo deve ser bem explicado e estar em evidência.

Avaliação de cada trabalho submetido

A comissão científica se dividirá em grupos para a correção dos projetos. Por isso, os critérios de avalição são um ponto fundamental. Afinal, isso garante que as correções serão uniformes e justas. Lembrando que a divulgação desses critérios para os pesquisadores é opcional.

Para começar, uma pessoa deve ser presidente da comissão científica. Essa será a pessoa que ficará responsável pela divisão de tarefas. Quem corrigirá cada trabalho?

Além disso, é fundamental que pesquisadores que possam ter conflitos de interesses com determinados temas (ou estudos) abram mão desse processo de avaliação. Afinal, para manter a credibilidade do evento é preciso que a avaliação seja o mais isenta possível. 

É possível aceitar um projeto de forma plena, aceitá-lo com ressalvas e, além disso, recusá-lo. O evento também pode optar por fazer, ou não, uma devolutiva para os trabalhos recusados. É importante que seja dito no edital se isso acontecerá.

Devolução para revisão

Alguns artigos precisarão passar por revisões. Quando isso acontece, os avaliadores fazem as marcações, dão um parecer e reenviam o projeto para os pesquisadores. É fundamental que os pedidos de revisão sejam bem claros. Ou seja, o pesquisador deve saber exatamente o que se espera da nova versão de seu trabalho. Isso é fundamental para que ele possa devolver uma nova versão satisfatória.

Além disso, também deve estar em evidência o prazo para revisão. O pesquisador jamais poderá enviar a nova versão atrasada. 

Nova avaliação e resultados finais

Somente depois da avaliação da nova versão dos trabalhos será possível liberar os resultados. Qual o local de divulgação das informações? Quando? Deixe isso em evidência para os pesquisadores.  

Além disso, também é um bom momento para começar a preparar os relatórios, certificados e anais do evento. Pode parecer cedo, mas é assim que você conseguirá reunir as informações de modo mais completo. Somente com a preparação e publicação desses documentos o evento terá validade para o mundo científico. Portanto, é preciso seguir todas as normas da sociedade científica.

Para facilitar o seu trabalho, tenha a lista com todas as apresentações bem organizada. Lembre-se que, para que as apresentações possam ocorrer, você pode depender do aceite dos pesquisadores aprovados. Portanto, a comunicação deve acontecer rapidamente. O email é um grande aliado nesse processo. Mas é fundamental que você tenha uma lista com os contatos e um sistema para disparo de mensagens eficaz.

Apresentações  

Boa parte dos eventos exige a apresentação dos trabalhos aprovados. Esse pode ser o seu caso, mas também é algo que necessita de planejamento. Portanto, a organização precisa ter pensado nessas apresentações com antecedência. Afinal, os participantes devem ter certeza do horário de apresentação e isso depende de um bom esquema logístico.

Quanto antes todos souberem das datas e horários, melhor. Esse processo é bem simples em uma plataforma de eventos, afinal todas as informações ficam centralizadas em um ambiente só. 

Leia também: Redes sociais para eventos

Mais uma questão precisa de respostas. O evento fará a avaliação das apresentações? Caso a comissão científica decida avaliar também essa etapa, é necessário determinar novamente os critérios de avaliação. 

  • O que você considerará importante nessa etapa?;
  • Será considerado o conteúdo do trabalho escrito?;
  • A capacidade oratória terá mais pontos?;

Certificados 

A produção de certificados é a última etapa desse processo. Antes de mais nada, nós novamente precisamos falar sobre a plataforma completa. Por qual motivo? Para facilitar a vida de quem trabalha nos eventos. Afinal, a maioria delas tem um sistema simples para a produção e distribuição de certificados.

Ou seja, sua equipe não teria que utilizar um processo manual. Assim o trabalho seria mais rápido e sem problemas com erros.

É trabalho da comissão enviar os certificados para os participantes. Cuidado para não cometer nem um erro na emissão. Os nomes devem estar corretos e não podem ocorrer erros gramaticais.

Além disso, aqui é o momento da publicação dos anais que já devem estar prontos. Você já os adiantou nas etapas anteriores, ou não? Se sim, agora só é preciso finalizar. Portanto, reforçamos novamente que é melhor começar com calma.

A Softaliza pode te auxiliar na submissão de trabalhos para eventos científicos. Por isso, entre em contato conosco! Nossa equipe está pronta para te ajudar em qualquer evento. Seja ele online, híbrido ou presencial. Venha falar conosco agora! 

Thais Dias do Carmo

Thais Dias do Carmo