Organização é um ponto fundamental em um evento de sucesso. Mas esse trabalho não acaba quando o dia da atividade finalmente chega. Vamos falar sobre credenciamento presencial, a primeira etapa que pode ser bem tumultuada.
A etapa do evento que nós escolhemos é bem importante. Afinal, todos sabemos que a primeira impressão é fundamental. O momento do credenciamento presencial é um dos primeiros contatos dos participantes com tudo o que acontecerá. Portanto, é preciso ter uma boa porta de entrada.
Mas será que você poderia só pular a etapa do credenciamento e evitar filas? A resposta para isso é “não” e nós explicamos o motivo. Além disso, mostraremos como você pode organizá-la.
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Credenciamento presencial
Eventos precisam ser analisados com métricas. Essa é uma regra válida para eventos presenciais, híbridos e online. Isso pelo fato de que só com os dados é possível descobrir o que funcionou e o que precisa mudar.
É aí que nós começamos a entender a necessidade do credenciamento. Afinal, é muito importante ter controle sobre o número de participantes.
Além disso, você precisa saber exatamente quem estava no seu evento. Dessa forma, você pode gerar certificados de participação. Também é o melhor modo de realizar pesquisas de satisfação, pois elas não devem ser enviadas de modo aleatório, mas sim, para quem realmente estava lá.
Esse processo pode ser um pouco mais difícil nos eventos presenciais, pois todas as pessoas estão fisicamente presentes no mesmo lugar. Mas se assustar com isso seria um grande equívoco. É possível fazer algo organizado, mesmo com muita gente. Saiba como facilitar esse processo.
Otimizando o credenciamento presencial
Ninguém gosta de chegar a um lugar e se deparar com uma grande fila. Isso já deixa as pessoas desanimadas e com baixas expectativas. Portanto, é fundamental encontrar formas de reduzir esse transtorno.
Tudo isso passa pela organização, obviamente, mas isso é apenas um passo. Afinal, a tecnologia é uma grande aliada nesses momentos. Portanto, nós separamos dicas para o seu time e também sobre o uso de novas ferramentas.
Tenha uma lista de presença
Com a lista de presença você facilitará muito a organização. Um membro da equipe pode checar quem já está na fila e certificar-se que todos os que estão esperando já estão devidamente cadastrados. Quem não estiver, deve ser encaminhado para outra fila, dedicada somente às novas inscrições.
Além disso, com essa lista em mãos é mais fácil ter um controle durante o evento e o pós evento. Afinal, sua equipe saberá quem deve receber emails sobre o evento. E também com quem é necessário se comunicar a respeito das ausências.
Trabalhe na comunicação
Se tudo estiver bem sinalizado, dificilmente as pessoas se equivocarão. Isso é importante, pois evita, por exemplo, que pessoas não inscritas no evento percam tempo na fila de credenciamento, quando deveriam fazer a inscrição.
Portanto, primeiro divida as filas por assuntos a serem tratados. Não deixe que as filas sejam muito próximas, para evitar que elas se misturem. Comunique-se com toda a sua equipe, explicando o local exato para tratar de cada assunto. Dessa forma, será mais fácil orientar os participantes.
Mas não esqueça de colocar as sinalizações. Assim, você evita que as pessoas se percam, reduz as possibilidades de erros e evita que peçam ajuda para o time o tempo todo.
Faça o credenciamento presencial simplificado
Como o credenciamento deve ser realizado durante o evento, é importante que ele seja simples. Ou seja, pergunte tudo o que é interessante saber no ato da inscrição. Na hora do credenciamento presencial você já deve ter todas as informações necessárias para a sua equipe.
Quanto menos tempo durar essa etapa, menos filas vocês terão. Portanto, também invista em um sistema que facilite esse processo. É fundamental que tudo esteja funcionando da melhor forma possível e que sua equipe conheça todos os passos desse trabalho.
Dessa forma, você terá menos problemas e, consequentemente, menos filas.
Prepare sua equipe
Se o seu time souber orientar os participantes, os ganhos do seu evento serão enormes. Em primeiro lugar porque não haverão motivos para grandes filas. Isso já elimina um problema que gera insatisfação do público.
Além disso, há o fato de que será mais fácil manter a pontualidade das atrações. Essa é uma ótima forma de conseguir um primeiro olhar carinhoso do público.
Há também o fato de que se sua equipe estiver bem treinada, ela estará preparada para fornecer informações. Consequentemente, ela conseguirá a confiança dos participantes. Nós bem sabemos o quão fundamental isso é para qualquer instituição.
Utilize a tecnologia
A tecnologia é uma grande aliada, por isso não a ignore. Uma plataforma completa de gestão de eventos pode facilitar muito o trabalho do seu time. Afinal, é possível centralizar todas as informações dos participantes.
Além disso, é mais fácil imprimir a lista de participantes, e as etiquetas para crachás. Na Softaliza, por exemplo, é possível fazer tudo isso e ainda utilizar o sistema no computador para facilitar a localização dos inscritos.
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Quer saber mais sobre como nós podemos te ajudar no credenciamento presencial? Entre em contato com nossa equipe agora mesmo. Nós estamos prontos para te ajudar.
