Ter uma boa gestão de crises é fundamental para qualquer atividade. Afinal, nós nunca sabemos o que pode dar errado. Como os eventos presenciais estão mais fortes a cada dia, nós vamos conversar sobre esse tema hoje!
A gestão de crises ainda é algo que causa medo. Quando se fala sobre esse assunto, as pessoas logo pensam em grandes problemas. Sejamos sinceros: quem quer falar sobre problemas? Mas não é disso que essa prática trata.
Na verdade, quando nós falamos em gestão de crises queremos apenas tratar da prevenção. Ou seja, tentar cercar o seu evento de cuidados máximos. Dessa forma, espera-se que qualquer erro possa ser contornado e, consequentemente, não se torne uma crise.
É importante destacar que não são apenas os eventos presenciais que precisam de gestão de crises. Aliás, não são apenas os eventos que devem receber esse cuidado. Qualquer atividade realizada por uma empresa ou pessoa deveria contar com essa prática.
Afinal, essa é uma ótima forma de evitar dores de cabeça futuras.
Leia também: Gestão de crise em eventos: como fazer?
Mas vamos ver o que pode ser feito em eventos presenciais.
Planejamento
Tudo começa com o planejamento do evento. A cada nova decisão é necessário pensar no que poderia dar errado. Dessa forma, é possível mapear cada possível alteração na organização do seu evento.
Esse mapeamento é essencial para o treinamento da sua equipe. Assim, em caso de emergências, as pessoas saberão exatamente o que deve ser feito. Por exemplo, se um participante do evento passar mal. O que a sua equipe deve fazer? Há ambulâncias no local? Há uma equipe especializada em primeiros socorros?
Tudo isso deve estar bem claro para todos os colaboradores. Além disso, eles devem saber exatamente quem contatar em caso de dúvidas.
Comunicação
A comunicação deve ser centralizada. Essa é a melhor forma de distribuir as funções e, além disso, evitar que algumas informações se percam. Se as pessoas responsáveis pela comunicação sabem tudo sobre o evento, porque perguntar para outras pessoas?
Sendo assim, é fundamental selecionar o método de comunicação (celular ou walk talk, por exemplo). Além disso, é necessário deixar claro quem são os responsáveis por esse trabalho.
Gestão
A gestão precisa estar bem preparada para orientar sobre a gestão de crises. Essa não é uma medida que possa ser deixada de lado. Portanto, é trabalho da gestão analisar os planos e se certificar que tudo foi bem pensado e estruturado.
Dessa forma, será mais fácil garantir o sucesso do seu evento.
Dica Bônus: a flexibilização de eventos
Como nós sabemos, a pandemia está em um momento mais brando. Por isso, já é possível organizar grandes eventos presenciais. Entretanto, é preciso levar isso em consideração na hora de pensar na gestão de riscos. Afinal, sempre há o risco de um dos palestrantes estar com covid, por exemplo.
Sendo assim, o melhor a ser feito é se preparar. Utilizar uma plataforma completa de eventos é uma ótima opção, por exemplo. Afinal, dessa forma você terá menos dificuldades para migrar do presencial para o híbrido ou online.
Leia também: Flexibilidade nos eventos: como adaptar o formato quando necessário?
Gostou do conteúdo? Entre em contato com nossa equipe agora e saiba como podemos ajudar no seu evento!
