Planejar um evento pode parecer difícil. Mas não é. Se existir uma organização bem estruturada, será possível passar por esse processo com mais tranquilidade. Por isso, nós separamos algumas dicas para você!
O avanço da tecnologia facilitou muito a vida da humanidade. Portanto, é bem simples compreender que atualmente é mais fácil planejar um evento. Inclusive, pelo fato de que a tecnologia pode ser utilizada em todas as etapas (do pré ao pós) da organização.
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Antes de mais nada, existem alguns pontos que você precisa resolver. Quais são os primeiros pontos para planejar um evento?
Estabeleça metas
O primeiro ponto é estabelecer as metas. Você precisa compreender exatamente a necessidade desse evento e o que você deseja atingir. Vamos usar um evento científico como exemplo.
Qual a função desse evento específico para a área contemplada? Em que você poderá contribuir para pesquisas e o desenvolvimento de profissionais? Além disso, é necessário compreender quantas pessoas você pretende atingir. Não apenas em número de participantes do evento, mas também com a realização da publicação dos anais do evento.
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O conhecimento dessas metas é fundamental para o desenvolvimento dos próximos passos. O orçamento, por exemplo, só pode ser compreendido se você souber onde pretende chegar.
Tenha um orçamento
O orçamento é um dos pontos mais importantes do evento. Afinal, você não pode sair gastando sem medidas, pois isso poderia gerar uma série de problemas. Portanto, é fundamental compreender os seus recursos e como eles devem ser investidos.
Além disso, com uma boa estruturação de metas e um orçamento bem definido, é mais fácil buscar um patrocinador. Quando você entra em contato com empresas para encontrar um financiamento para o seu evento, precisa apresentá-lo de modo bem estruturado. Portanto, é fundamental ter esses dois passos bem definidos.
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Inclusive, é fundamental lembrar que a tecnologia é um ótimo apoio nesse ponto. Será mais fácil criar o seu orçamento e apresentá-lo se ele estiver estruturado em um painel financeiro.
Pense no básico
O seu evento será online, híbrido ou presencial? Esse é um dos primeiros pontos a serem analisados e podem variar de acordo com o seu orçamento. Outro ponto fundamental é a seleção de uma data.
Esse dia precisa ser bem pensado. Há outros eventos semelhantes já agendados para a data inicialmente pensada? Se a resposta for afirmativa, é preciso repensar. Além disso, você deve pesquisar o melhor local (ou software) para a realização do evento.
Tudo isso também pode ser facilitado com o uso de uma plataforma de eventos. Inclusive, é fundamental lembrar que uma plataforma como a Softaliza pode te ajudar em todos os formatos, isso inclui o presencial.
Construa sua equipe
Se você já conhece as necessidades do seu evento, será mais fácil compreender quais as funções que precisam ser preenchidas. Além disso, você saberá quem são as pessoas mais indicadas.
Para eventos científicos, por exemplo, esse é o momento de construir a sua comissão científica. Inclusive, já é necessário fazer a divisão de atribuições. Dessa forma, todos saberão desde o princípio as regras e suas funções.
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Acompanhe o desenvolvimento
Se todo mundo já sabe o que fazer, basta você acompanhar o desenvolvimento. Crie uma estrutura de comunicação para que você esteja ciente de todas as atividades. Assim, será mais fácil ter controle da criação do seu evento.
Mais uma vez, a tecnologia é uma ótima aliada. Afinal, se tudo estiver centralizado no mesmo espaço, é mais fácil acompanhar todos os processos.
A Softaliza pode te ajudar nisso. Quer saber como? Entre em contato com a nossa equipe.
